SISTEM INFORMASI, ORGANISASI DAN STRATEGI

SISTEM INFORMASI, ORGANISASI DAN STRATEGI Di Era digital saat ini hampir setiap perusahaan pasti menerapkan sistem informasi untuk menunjang proses bisnis. Pada perusahan lama saya bekerja, terdapat sistem informasi untuk menangani promosi customer, promosi customer ini dilihat dari sales yang terjadi di customer tersebut. Karena sebaran sales tidak bisa dihitung secara pasti maka besaran sales per customer diajukan oleh Fieldforce lapangan. Sistem informasi bekerja memberi batasan besaran sales tidak boleh melebihi sales distributor. Adapun data yang di iput yaitu fieldforce mengisi pada mobile app data kode customer, kode produk dan quantity. Besaran diskon yang diberikan ke customer tersebut terdapat dalam matrik quantity, diskon dan area. Sehingga Fieldforce lapangan tidak mungkin memberikan diskon yang melebihi ketentuan. Kelemahan : a. Fieldforce marketing biasanya berlatar belakang akademik yang tidak tinggi sehingga mereka kesulitan menggunakan mobile app atau teknologi terbaru (terutama area luar pulau jawa) b. Pada area tertentu jaringan internet susah didapatkan, sehingga implementasi di lapangan terhalang. Jawablah Quiz : 1. Apa dampak implementasi sistem informasi bagi organisasi? 1. Dampak Ekonomi Ukuran perusahaan biasanya berkembang untuk mengurangi biaya transaksi. Teknologi informasi secara potensial mengurangi biaya pada ukuran tertentu, membuka kemungkinan pertumbuhan pendapatan tanpa menambah ukuran, atau bahkan pertumbuhan pendapatan yang disertai ukuran yang menyusut. 2. Dampak Organisasi dan Perilaku a) Teknologi Informasi atau TI meratakan organisasi, yaitu perataan hierarki dengan memperluas distribusi informasi untuk memberikan kekuatan kepada karyawan tingkat rendah dan meningkatkan efisiensi manajemen b) Organisasi pascaindustri, yaitu wewenang semakin bergantung kepada pengetahuan dan kompetensi, dan tidak hanya pada posisi formal. c) Memahami penolakan organisasi terhadap perubahan. Terdapat beberapa cara untuk memvisualisasikan penolakan organisasi yang saling berhubungan untuk membawa perubahan dengan mengubah teknologi, tugas, struktur, dan orang-orang secara bersamaan. 3. Internet dan Organisasi Internet meningkatkan aksesibiltas, penyimpanan, dan distribusi informasi dan pengetahuan untuk organisasi, dan untuk mengurangi biaya transaksi dan keagenan yang dihadapi kebanyakan organisasi. 4. Implikasi Rancangan dan Pemahaman Sistem Informasi Faktor organisasi utama yang harus dipertimbangkan saat merencanakan sistem baru adalah sebagai berikut : § Lingkungan dimana organisasi berfungsi § Struktur organisasi : hierarki, spesialisasi, rutinitas, proses bisnis § Budaya dan politik organisasi § Jenis organisasi dan gaya kepemimpinan § Kelompok kepentingan utama yang dipengaruhi oleh sistem dan sikap dari karyawan yang akan menggunakan sistem § Jenis tugas, keputusan dan proses bisnis dimana sistem info dirancang untuk membantunya. 2. Bagaimana model rantai nilai guna membantu aktivitas bisnis dalam mengidentifikasi peluang untuk aplikasi sistem informasi strategis? Model Rantai Nilai Bisnis yaitu menekankan aktivitas khusus pada bisnis dimana strategi kompetitif dapat diterapkan dengan baik dimana sistem informasi paling mungkin memiliki dampak strategis. * Aktivitas rantai nilai bisnis ini digolongkan sebagai berikut : 1. Aktivitas utama : terkait langsung dengan produksi dan distribusi produk dan jasa yang menciptakan nilai bagi pelanggan 2. Aktivits pendukung : membuat pengirman aktivitas utama dapat terjadi terdiri atas infrastruktur organisasi, SDM, tekhnologi dan pembelian * Jaring Nilai adalah sekumpulan perusahaan independent menggunakan Teknologi Informasi untuk mengkoordinasikan rantai nilai mereka untuk memproduksi produk/ jasa untuk pasar secara kolektif. Keuntungan strategis untuk menghubungkan rantai nilai akan membangun suatu sistem antara pemasok, mitra yang strategis dan pelanggan : 1. memudahkan pemasok untuk menampilkan barang dan membuka toko pada situs 2. Memudahkan pelanggan untuk membayar hutang 3. Mengembangkan siatem yang mengkoordinasikan pengiriman barang kepada pelanggan 4. Mengembangkan sistem pelacakan pengiriman kepada pelanggan. * Sinergi, Kompetensi inti, dan Strategi berdasarkan Jaringan Sinergi adalah pengikat pengikat operasi unit bisnis yang terpisah agar bertindak sebagai kesatuan untuk mengurangi biaya dan menghasilkan keuntungan. Kompetensi Inti adalah aktivitas perusahaan kelas dunia mengenai pengetahuan yang diperoleh dari pengalaman bertahun-tahun untuk mendorong atau meningkatkan kompetensi yang ada. Strategi berdasarkan Jaringan adalah situs yang digunakan perusahaan untuk membangun komunitas kesetiaan pelanggan, kesenangan, dan membangun ikatan unik pada pelanggan. 3. Bagaimana sistem informasi membantu bisnis untuk mencapai keunggulan kompetitif? Sistem informasi dapat membantu bisnis untuk mencapai keunggulan kompetitif karena sistem informasi memungkinkan perusahaan memiliki akses terhadap sumberdaya khusus yang tidak dimiliki yang lain, atau mereka mampu mengunakan sumber daya yang tersedia umum dengan lebih efisien biasanya kerena pengetahuan dan aset informasi yang superior. Yaitu dengan pendekatan : a. Model Daya Kompetitif Porter, Dalam model daya kompetitif Porter, posisi trategis perusahaan dan strateginya bukan hanya ditentukan oleh kompetisi dengan pesaing tradisional langsungnya, tetapi juga dipengaruhi pemain baru di pasar, barang dan jasa pengganti, pemasok, dan pelanggan. Sistem informasi membantu perusahaan bersaing dengan mempertahankan harga yang rendah, membedakan barang dan jasa, berfokus pada peluang pasar, memperkuat hubungan dengan pelanggan dan pemasok, meningkatkan batasan entri pasar dengan tingkat operasional yang sangat baik. Pesaing tradisional, Semua perusahaan berbagi ruang pasar dengan kompetitor lain yang terus merancang cara baru yang lebih efisien untuk menghasilkan dengan memperkenalkan produk dan layanan baru, dan mencoba untuk menarik pelanggan dengan mengembangkan merek mereka dan memaksakan biaya beralih pada pelanggan mereka. Pendatang baru di pasar, Dalam perekonomian bebas dengan tenaga kerja mobile dan sumber daya keuangan, perusahaan baru selalu memasuki pasar. Dalam beberapa industri, ada hambatan yang sangat rendah untuk masuk, sedangkan di industri lain, masuknya sangat sulit. Produk dan layanan pengganti, Di hampir setiap industri, ada pengganti yang pelanggan Anda mungkin gunakan jika harga Anda menjadi terlalu tinggi. Teknologi baru menciptakan pengganti baru setiap saat. Bahkan minyak memiliki pengganti: Ethanol dapat menggantikan bensin di mobil, minyak nabati untuk bahan bakar diesel dalam truk, dan angin, surya, batubara, dan hidro untuk pembangkit listrik industri. Pelanggan, Kekuatan pelanggan tumbuh jika mereka dapat dengan mudah beralih ke produk pesaing dan jasa, atau jika mereka dapat memaksa bisnis dan pesaingnya untuk bersaing pada harga saja dalam pasar transparan di mana ada diferensiasi produk kecil, dan semua harga diketahui langsung (seperti di Internet). Pemasok, Kekuatan pasar pemasok dapat memiliki dampak yang signifikan terhadap keuntungan perusahaan, terutama ketika perusahaan tidak dapat menaikkan harga secepat pemasok. b. Strategi Sistem Informasi untuk Berhubungan dengan Daya Kompetitif, Terdapat empat strategi umum, yang masing-masing sering dimungkinkan dengan penggunaan teknologi dan sistem informasi, yaitu: kepemimpinan harga rendah, diferensiasi produk, berfokus kepada peluang pasar, dan menguatkan keakraban pelanggan dan pemasok. Kepemimpinan biaya rendah, Sebuah sistem respon pelanggan yang efisien secara langsung menghubungkan perilaku konsumen untuk distribusi dan produksi serta rantai pasokan. Sistem pengisian terus menerus Walmart menyediakan seperti respon pelanggan yang efisien. Pembedaan produk, Produsen dan pengecer menggunakan sistem informasi untuk menciptakan produk dan layanan yang disesuaikan dan personal agar sesuai dengan spesifikasi yang tepat dari pelanggan individu. Focus pada peluang pasar, Gunakan sistem informasi untuk memungkinkan fokus pasar tertentu, dan melayani target pasar yang sempit lebih baik daripada pesaing. Sistem informasi mendukung strategi ini dengan memproduksi dan menganalisis data untuk penjualan tertata dan teknik pemasaran. Sistem informasi memungkinkan perusahaan untuk menganalisis pola pembelian konsumen, selera, dan preferensinya erat sehingga efisien lapangan kampanye iklan dan pemasaran untuk target pasar yang lebih kecil dan lebih kecil. Memperkuat hubungan keakraban pelanggan dan pemasok, Gunakan sistem informasi untuk memperketat hubungan dengan pemasok dan mengembangkan keintiman dengan pelanggan. Hubungan yang kuat dengan pelanggan dan pemasok meningkatkan biaya switching (biaya beralih dari satu produk ke produk pesaing), dan loyalitas kepada perusahaan Anda c. Dampak Internet Pada Keunggulan Kompetitif, Karena internet, daya kompetitif tradisional masih bekerja, tetapi pesaingan kompetitif menjadi semakin ketat (Porter, 201). Tetapi, berlawanan dengan penilaian negatif Porter, Internet juga menciptakan kesempatan baru untuk membangun merek dan membangun dasar pelanggan yang sangat besar dan setia yang bersedia membayar premium terhadap merk tersebut, contohnya Yahoo!, eBay, BlueNile, Red Envelope, Overstock.com, Amazon.com, Google, dan masih banyak lagi. Dan juga, bersamaan dengan seluruh inisiatif bisnis yang dimungkinkan oleh TI, beberapa perusahaan jauh lebih baik dalam menggunakan Internet dibandingkan perusahaan lainnya, yang menciptakan kesempatan strategis baru untuk perusahaan yang berhasil. d. Model Rantai Nilai Bisnis, Model rantai nilai menyoroti kegiatan tertentu dalam bisnis, dimana strategi kompetitif dan sistem informasi memiliki pengaruh yang kuat. Model ini memandang perusahaan sebagai serangkaian aktivitas utama dan pendukung yang menambahkan nilai pada barang dan jasa perusahaan. Aktivitas utama terkait secara langsung dengan produksi dan distribusi, sementara aktivitas pendukung, memungkinkan pengiriman aktivitas utama. Rantai nilai perusahaan terhubung ke rantai nilai pemasok, distributor, dan pelanggannya. Rantai nilai terdiri atas sistem informasi yang meningkatkan kompetisi pada tingkat industri dengan mempromosikan penggunaan standar dan konsorsium industri, dan dengan membuat bisnis dapat bekerja lebih efisien dengan mitra nilainya. 4. Apa saja tantangan yang ditimbulkan oleh sistem informasi strategis ? Tantangan dalam penerapan Sistem Informasi Strategis yaitu : a. Tantangan dari sisi Managerial Penelitian-penelitian menunjukkan bahwa untuk dapat menerapkan sistem informasi strategis dengan berhasil, maka manajer-manajer yang berhubungan dengan sistem ini harus terlibat dari awal. Keterlibatan manajer dapat berupa keterlibatan sacara moral dan keterlibatan secara fisik. Alasan-alasan mengapa manajer-manajer bisnis harus terlibat dengan penggunaan STI adalah sebagai berikut ini (Pearlson and Saunder (2004)). 1. Sistem informasi strategis harus dikelola sebagai sumber daya yang kritis 2. Sistem informasi stragegis memungkinkan membawa perubahan kearah manusia bekerjasama. 3. Sistem informasi strategis terintegrasi hampir dengan semua aspek dari bisnis. 4. Sistem informasi strategis memungkinkan kesempatan-kesempatan dan strategi-strategi baru untuk bisnis. 5. Sistem informasi strategis dapat digunakan untuk mengalahkan ancaman bisnis dari pesaing-pesaing. b. Tantangan dari sisi rencana strategis Sistem informasi strategis harus dijalankan secara pararel dengan perencanaan strategis perusahaan. Sehingga jika ada rencana stretegis yang berubah, system harus menyesuaikan dengan perencanaan perusaan secara cepat. c. Tangantan dari sisi Organisasi dan SDM Organisasi yang menerapkan system informasi strategis harus mempunyai visi IT dan didukung oleh SDM yang memadai. Dengan adanya visi IT dan SDM yang tepat maka dalam penerapan system informasi strategis akan lebih besar peluangnya untuk sukses.